Volonterski centar Split

Menadžment volontera

Koordinacija volontera

Svaka organizacija koja se odredila prema uključivanju volontera u svoj rad, mora imati osobu (ili više njih) odgovornu za njihovu koordinaciju, superviziju, nadzor i evaluaciju.

Koordinator volontera treba biti uključen u sve faze razvoja volonterskih projekata i angažmana, jer treba poznavati njihovu ulogu, mjesto, očekivanja i odgovornosti. Bez obzira da li je koordinator volontera plaćena ili volonterska pozicija, ta osoba bi trebala biti educirana o poslovima koje volonteri obavljaju, ciljevima organizacije i projekta, a uz to i o oblicima podrške volonterima.

Kako volonteri daruju svoje vrijeme, ideje, vještine i poznanstva, da bi dobili priznanje za svoj angažman, važno je prepoznati njihove potrebe, načine na koje se one pojavljuju te kako ih pretvoriti u nagrade ili priznanja. Prepoznavanje pravih potreba i posvećivanje pažnje zadovoljenju tih potreba je jedan od osnovnih načina “plaćanja” volontera za njihov angažman.

Osim održavanja motivacije volontera, neka od područja odgovornosti koordinatora volontera su:
- organiziranje logističke potpore
- supervizija
- koordinacija dnevnih i tjednih aktivnosti
- organiziranje njihove edukacije
- vođenje dokumentacije i izvještavanje
- priznanja volonterskog anga'mana

Evidencija i evaluacija

Jedan od “dosadnih” poslova uvijek je vođenje evidencije, kako o učinjenim uslugama tako i  o uključenim volonterima i njihovom doprinosu. Mali savjet: ako vodite kvalitetnu evidenciju, moći ćete svakome, pa i donatorima, pokazati kolika je dodana vrijednost koju vaša organizacija ostvaruje (a i volonteri će biti sretniji jer se njihov rad evidentira i vrednuje).

Vrlo je važno evaluirati volonterske projekte, kako bi se ustanovio utjecaj koji oni imaju. To je proces definiranja značaja ili kvalitete programskih rezultata i može biti orijentirana na rezultate, na utjecaj, na iskorištenost, na proces ili kombinacija svega toga. Vi morate odrediti koji od pristupa najviše odgovara vašoj organizaciji i projektu na kojem se radi. Svakako je poželjno u evaluaciju uključiti i volontere.

Osim evaluacije samih projekata, razmislite o evaluaciji doprinosa volontera tim projektima, kvalitete njihovog rada kao i o njihovoj evaluaciji vas. Evaluacije ne treba doživjeti kao mogućnost kritike, nego kao proces učenja i priliku za poboljšanje odnosa, kvalitete projekta, usluga i/ili same organaizacije. Za evaluaciju treba prije svega osigurati vrijeme. Nemojte ni sebe ni volontera dovesti u situaciju iznenadne evaluacije, jer se tada evaluacija može doživjeti kao poruka da nešto nije u redu. O tome da će se i kada ona održati idealno je obavijestiti ljude na samom početku uključivanja u rad organizacije.

Prilikom same evalucije budite objektivni, informirani i iskreni u procjenjivanju doprinosa volontera i kvalitete njenog/njegovog rada. Kako je evaluacija dvosmjerni proces, važno je i da vi budete spremni na prijem i otvoreni prema povratnoj informaciji koju ćete dobiti od volontera, te da ih upotrijebite za vrednjovanje i unaprijeđenje projekta, organizacije rada, komunikacije itd.

Motivacija volontera

Ponekad su ljudi sumnjičavi oko motiva koje volonteri imaju ili pak ne vjeruju da će netko volontirati, jer ne vide što volonter time dobiva. Jedan od važnih lažnih mitova o dragovoljnosti je onaj o “potpunoj nesebičnosti”. Ljudi će ponekad zamjeriti drugima da “to što rade nije posve nesebično”. Volonteri sami neće prepoznati svoj dobitak jer vjeruju da “nije pristojno očekivati nešto za sebe”. Svatko tko s volonterima radi treba znati da potpuno nesebično ponašanje ne postoji, te da svatko za svoj rad mora nešto dobiti. Neki su dobici prepoznatljivi (naknada, izlet, priznanje).

Drugi dobici nisu tako vidljivi i jasni (npr. zadovoljavanje potrebe za samoaktualizacijom, npr.).

Neki ljudi teže:
1. Pohvali…
2. Pripadanju…
3. Mjerljivom postignuću…
4. Moći/Utjecaju…

Odnos između volontera i plaćenih djelatnika

Volonteri i zaposlenici su partneri u zajedničkom projektu. Svaki od njih obavlja djelatnosti koje su jednako važne i koje se međusobno nadopunjuju. Iako i jedni i drugi mogu biti vođeni istim motivima, postoji jedna jasna razlika: zaposlenici dobivaju unaprijed utvrđenu financijsku naknadu za svoj profesionalni angažman a volonteri ne. To ponekad dovodi do nejasnoća oko međusobnih prava i odgovornosti, koje i jedni i drugi imaju.

Osim prije spomenutog mita o nesebičnosti, mnogi ljudi imaju unaprijed stvorene stavova i sudove o
volonterima koji mogu biti prepreka stvaranju partnerskih odnosa između volontera i zaposlenika kao i timskom radu.
Volonteri - prava i obveze
1. Da se smatraju suradnicima, ne besplatnom pomoći.
2. Da imaju njima prilagođen i koristan zadatak.
3. Da upoznaju organizaciju - misiju, ljude i programe.
4. Da sudjeluju u aktivnostima.
5. Da im se osigura kvalitetna obuka.
6. Da ih se savjetuje i usmjerava kada je to potrebno.
7. Da imaju odgovarajuće uvjete rada.
8. Da su izloženi raznim iskustvima.
9. Da su saslušani i da sudjeluju u planiranju.
10. Da im se oda priznanje kroz napredovanja i nagrade.
11. Da im se zahvali za njihov angažman.
12. Da je volontersko vrijeme mudro iskorišteno.
13. Da prime brz odgovor i povrat informacija.
14. Da im se brzo uzvrate telefonski pozivi.
15. Da su im rizici objašnjeni.
Zaposlenici - prava i obveze
Prava zaposlenog osoblja
1. Da odbiju uslugu neprihvatljivih volontera.
2. Da traže da se rokovi poštuju.
3. Da su upoznati s ograničenjima i očekivanjima volontera.
4. Da očekuju da volonteri komuniciraju s njima.

Odgovornosti zaposlenog osoblja

1. Omogućiti ili dogovoriti precizan opis posla.
2. Pripremiti zaposleno osoblje za prihvat volontera.
3. Pripremiti sve sudionike procesa.
4. Ponuditi programe za obuku volontera i za obuku
koordinatora volontera.
5. Biti spremni na rad s volonterima.
6. Tretirati volontere kao suradnike, s prihvaćanjem i povjerenjem.
7. Izbjegavati zbunjujući žargon.
8. Dati volonteru značajan zadatak.
9. Informirati volontera.
10. Odati volonteru priznanje.
11. Evaluirati rad s volonterom.
12. Stvoriti prilike za osobni razvoj volontera.
13. Obavijestiti volontera o rizicima u poslu.


Uspješnost volontera

Dio uspjeha volontera ovisi o organizaciji za koju se volontira.
Prava organizacija:
Prepoznaje da volonteri nisu samo ljudi koji ne znaju što će sa svojim vremenom.
Volonteri su vješte, pametne, vrijedne, građanski orjentirane osobe, spremne donirati svoje vrijeme jer im je stalo do ideje koju organizacija predstavlja.
Shvaća da je integralni dio posla koji volonteri obavljaju ne samo sam posao, već i stvaranje javnog image-a organizacije i veza u zajednici.
Razumije da upravljanje volonterima nije besplatno i jednostavno te ima stručnog koordinatora volontera, koji uživa podršku direktora organizacije, upravnog odbora i svih suradnika.
Prepoznaje da je najvažnija stvar koju mogu dati prilika da budu uspješni, i vodi računa da im osigura uvjete, vještine, obuku, povratnu informaciju i podršku u njihovim nastojanjima da uspiju.

Volonteri su oni koji guraju društvenu promjenu, prepoznaju probleme i potrebu da se na njima radi prije svih ostalih. Zato što vjeruju (sanjare) oni su snaga koja pritišće sistem da pronađe nove načine da se nosi sa nekom situacijom, da pronalaze rješenja koja prije nisu postojala ili nisu bila uobičajena. Kada je posao nekome način života, tada sam sebi postaje svrhom. Naravno da je moguće da je netko posvećen svom pozivu i ima dovoljno sreće da ga se i plati da bi radio na ispunjenju nekog višeg cilja ili osobnog sna. Ali u tom slučaju postoje i brojna pitanja o kojima se mora voditi računa, poput visine plaće, odnosa s nadređenim, buduće karijere, prevelike količine posla ili zamorenosti. Volonteri, s druge strane, nemaju tih ograničenja. Kako su oni izabrali tu aktivnost, taj izbor im daje slobodu da se fokusiraju na ono što žele raditi, iako za to nisu plaćeni. Kada se već odlučimo na rad s volonterima, dozvolimo im da sanjaju…uključimo “čudake”, ljude drugačije od nas, sa drugačijim vizijama ili načinom rada…i dozvolimo priliku sebi da zaboravimo ponekad na profesionalne obveze, poteškoće s izvorima financiranja, prepreke organizacijskom razvoju, …sanjajmo s volonterima o svijetu na kraju duge, o tome što bi moglo biti, čemu težimo a na što ponekad zaboravimo u svakodnevnoj borbi kako dalje….


Više članaka ...