Volonterski centar Split

Menadžment volontera

Planiranje je proces koji često ostaje zaboravljen jer nam se ne čini dovoljno značajnim da mu se posveti vrijeme koje zaslužuje. Odlučimo se za određenu aktivnost i koraci u njenom ostvarivanju nam izgledaju toliko jasni i razložni da mislimo da je sve samo po sebi logično nama samima, a time i svim ostalima oko nas. Nemamo dovoljno vremena ni da obavimo sve što se “mora”, kako bismo pronašli vremena da zajednički, kao tim, promišljamo i osmišljavamo postupke koji se događaju sami po sebi? Međutim, ne samo različiti priručnici i teorije upravljanja, već i naše vlastito iskustvo nas uči da je promišljanje cilja i koraka potrebnih za ostvarenje tog cilja proces koji naknadno pridonosi efikasnosti i sprječava nejasnoće o tome zašto se nešto radi, te što, kako, tko i kada treba nešto obaviti.

Prije no što krenete uključivati volontere, upitajte se jesu li vam oni potrebni. Početna točka razmišljanja o uključivanju volontera je analiza same organizacije.

Pokušajte prvo razmisliti o tome: kakva je vaša organizacija? Je li to članska udruga? Servisna služba? Strukovna? Imate li već volontere u organizaciji a da i ne razmišljate o njima kao o volonterima? Imate li pravi razlog za dodatno uključivanje volontera? Kako koristite svoje postojeće volontere? I koji je krajnji rezultat uključivanja novih volontera u organizaciju? Osvještavanje cilja pomaže u procesu uključivanja i u kasnijem radu s volonterima.Kakvi volonteri vam trebaju… stalni, povremeni, Koliko volontera vam treba….Postoje li opisi poslova za volontere….Je li jasno kakva znanja, vještine, talente osoba koju tražimo treba imati….Znate li gdje ćete volontera smjestiti, s kim će raditi….Imate li opremu koja je potrebna…Znate li: tko i kako će ih obučavati, tko i na koji način će koordinirati njihov rad, kome se mogu obratiti s pitanjima, problemima, idejama, postignućima? Kako do tih volontera doći?

 

Svaki volonter bi trebao dobiti pisani opis radnog mjesta prije nego što počne s radom. Međutim, opis radnog mjesta ne bi trebalo početi pisati dan prije no što volonter počinje raditi, jer on obuhvaća puno više od jednostavnog popunjavanja rubrika u obrascu.

To je prilika za razumijevanje mjesta volontera u vašoj organizaciji, njihove uloge u zajednici te način za promišljanje što treba pripremiti i tko je potreban za posao kojeg treba obaviti.

Opis radnog mjesta bi trebao sadržavati:
•    naziv radnog mjesta ( riječ “volonter” nije naziv radnog mjesta)
•    opis svrhe i odgovornosti tog radnog mjesta
•    očekivane rezultate (kako će volonter i organizacija znati da su na pravom putu i da se posao dobro obavlja)
•    pozicija osobe koja će koordinirati i nadzirati rad volontera
•    izvještavanje ( kakvi izvještaji se očekuju od volontera i kada)
•    vremenski okvir u kojem je potrebno završiti određeni posao
•    popis kvalifikacija potrebnih za to mjesto

Dobro definirani opisi posla su osnova uključivanja volontera.
Ako ne znate kakve volontere tražite, vjerojatno ih nećete ni naći. A, ako ih i nađete, vjerojatno ih nećete prepoznati.

Gdje i kako pronaći volontere?

Idealno uključivanje volontera je kad privučete onoliko pravih volontera koliko vam je potrebno. Preveliki broj volontera može vam donijeti probleme u tome kako ih prihvatiti kada nemate dovoljno posla za sve, ili kako odbiti sve te volontere zbog čega bi se oni mogli osjećati povrijeđenima.

Nakon što ste ocijenili da su vam volonteri potrebni i odredili ste za što, treba razmisliti kako do njih doći, pridobiti ih i uključiti. Promoviranjem volonterskog rada u zajednici već ste obavili prvi korak, jer su njeni članovi počeli prihvaćati volonterski rad kao pozitivnu aktivnost. Škole, sveučilišta, klubovi umirovljenika, uredi za zapošljavanje, kuglane, crkve, poslovni krugovi su samo od nekih ideja za ciljane akcije uključivanja. Naravno, izbor mjesta i pristupa ovisi o tome koga tražite i koji je pravi način da im se obratite: novine, prezentacije, poštom, plakatima, lecima, osobnim pozivom…

Uključivanja volontera u aktivnosti neke građanske inicijative, udruge ili ustanove je trajni proces. Važno je odrediti tko sve u njemu sudjeluje i na kakav način. Je li to zadatak svih ili je dogovoreno da jedan tim ili jedna osoba bude time zadužena? Kao i kod mnogih drugih stvari u životu, uspjeh veoma ovisi o stavu.

I najbolji tim ili osoba koji uključuju volontere ubrzo će "sagorjeti" ukoliko mnoštvo volontera dolazi u organizaciju, postaje bezvoljno, razočara se i nakon toga odlazi. Ukoliko stalno regrutirate nove volontere da bi zamijenili one koji su "otišli", možda bi se trebali zaustaviti na tren i promisliti zašto je "zadržavanje" volontera u organizaciji takav problem. Ako ne možete ni zamisliti da bi netko volontirao za vas, tada nitko, najvjerojatnije, ni neće to učiniti. U drugu ruku, ako pristupite uključivanju volontera s pozitivnim očekivanjima, otkrit ćete da se ljudi stvarno žele uključiti.
Sa svakom osobom koja je zainteresirana za volontiranje u vašoj organizaciji trebali bi razgovarati. Razgovor omogućuje objema stranama da dobiju jasniju sliku o usklađenosti potencijalnog volontera i posla kojeg treba obaviti. On bi trebao biti osoban, obavljen u ugodnoj atmosferi koja omogućuje razmjenu informacija i potreba, kako organizacije tako i potencijalnih volontera.
Da biste došli do potpunijih informacija, dobro je postavljati indirektna pitanja, poput:
  • Zašto ste se javili baš nama?
  • Koji posao koji ste do sada obavljali?
  • Koji vam se najviše svidio? Zašto?
  • Koji posao vam se najmanje svidio? Zašto?
  • U koje doba dana najradije radite?
  • Koliko vremena možete posvetiti dobrovoljnom
  • Kako zamišljate svoj dobrovoljni rad?
  • Što mislite da biste mogli raditi kod nas?
Korisni savjeti za pripremu razgovora:
  • Osigurajte vrijeme za razgovor.
  • Aktivno slušajte (riječi, geste, poruku).
  • Jasno odgovorite na pitanja potencijalnog volontera.
  • Budite prijazni.
  • Pripremite pisane materijale o organizaciji koje ćete ponuditi zainteresiranom volonteru.
Dobar način uključivanja volontera može privući ljude, ali ono što će ih zadržati je dobro vođenje. Proces orijentacije i obuke pruža volonterima osjećaj pripadanja i statusa, pokazuje im da je organizaciji stalo do njih i, zauzvrat, podržava njihovu spremnost na dobrovoljni rad.

On bi trebao obuhvaćati:
- opće informacije o organizaciji, uključujući njenu viziju i misiju
- informacije o organizacijskoj strukturi i važećim pravilima
- pojašnjenje opisa radnog mjesta i očekivanih rezultata
- upoznavanje s osobama s kojima će surađivati
- specifičnu obuku za posao kojeg bi volonter trebao obavljati
- obilazak radnog prostora i upoznavanje s kulturom organizacije i “tajnim”mjestima (gdje se ostavljaju kišobrani, gdje je prostor za pušenje, kako se kuha kava)

Proces orijentacije obuhvaća i pripremu zaposlenih za prijem volontera u organizaciju. Nemojte zaboraviti objasniti zaposlenima:
- povijest volonterskog programa
- vrste aktivnosti koje će volonteri obavljati i one koje neće obavljati
- tko su volonteri
- na koji način volonteri pridonose radu organizacije
- tko koga koordinira i na koji način
- primjere kako se ne smiju ponašati prema volonterima
- kako da prepoznaju i nagrade dobre volontere
- kako da se odnose prema problematičnim volonterima